WORKFLOW
       
          Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos. A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.
      
     CARACTERISTICAS...

Los sistemas de workflow nos permiten automatizar procesos, generalmente se aplican a procesos de negocio, pero en realidad permiten hacerlo con cualquier tipo de proceso que requiera ejecutar una serie de pasos en algún orden predeterminado.
La gran ventaja de este tipo de sistemas es que ayudan a descomponer los procesos en tareas , las cuales serán :

• Ejecutadas en el orden correcto .
• Realizadas por la persona correcta.
• Finalizadas tan pronto como sea posible.

Esto permite mejorar la eficiencia, administrar mejor los recursos, brindar un mejor servicio y medir correctamente los resultados.
En los casos de procesos de negocio generalmente se traduce en mejor atención al cliente (sea este interno o externo ) y optimización de costos.
Como ejemplo de procesos podemos nombrar:
“Procesar una Orden de Compra”
“Atender un requerimiento de atención al cliente o soporte técnico”
“Procesar un Reclamo”.
Las características comunes de los sistemas de workflow es que permiten:

• Asignar tareas a personas, o grupos de personas participantes del workflow.
• Permite a las personas tener una visión de lista priorizada de sus tareas pendientes.
• Unifica la información necesaria para realizar las tareas en un único sistema.
• Facilita la colaboración para completar tareas.
• Permite a los supervisores tener métricas de la eficiencia del servicio, y la performance del equipo de trabajo y de cada uno de sus integrantes.

Algunas características importantes para decidirse por un sistema de workflow:

• Debe ser fácilmente integrable. Dadas las características de estos sistemas es común que integren datos de distintas fuentes y sean utilizados por equipos dispares en cuanto a tecnologías y herramientas.
• Adhiere a los estándares definidos para sistemas de este tipo (wfMC-http://www.wfmc.org) . Esto asegura que el sistema es sostenible a lo largo del tiempo.
• Tiene que ser flexible y adaptable. Esto implica que será extensible podrá ser utilizado en instalaciones de diverso tamaño – desde pequeños grupos a cientos de participantes-.
• Debe contar con herramientas apropiadas para el diseño de procesos. Estas herramientas deben ser sencillas de utilizar para permitir que el diseñador se centre en los procesos, no en el uso de la herramienta.

VENTAJAS...

• Permite observar el desempeño real de cada persona que participa en sus procesos administrativos.
• Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización.
• Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad.
• Optimiza la utilización de los recursos.
• Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.
• Facilita la eliminación del papel en los controles administrativos.
• Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o usuarios.
• Agiliza la gestión administrativa en esquemas de gobierno digital y corporativos eficientes.
• Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO.
• Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple.
• Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes.
• Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de documentos.
• Integración con sus sistemas actuales hacer más eficiente la cadena de suministros.
• Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y realizar las adecuaciones pertinentes en línea.
• Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales.
• Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones específicas.
• Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones específicas.
• Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow.
• Administración de procesos centralizada por medio de su interfaz unificada.
• Elementos conforme a Business Process Modeling Notation.
• Colas de trabajo para la utilización óptima de los recursos.
• Aplicación para diseño de formularios electrónicos.
• Poderosas opciones de calendarios para optimizar la colaboración entre distintas zonas geográficas y horarias.
• Fácil personalización de interfaces de usuarios.
• Soporte para IE & Firefox.
• Ambiente de diseño de procesos en Ajax 100%.
• Interfaz de diseño similar a MS Visio para un fácil uso.
• Importación de modelos de BPMN desde MS Visio.
• Ambiente de modelado basado en Drag and Drop.
• Múltiples actividades preconfiguradas.
• Optimizado para diseño de largos y complejos flujos de trabajo.
• Administración de procesos centralizada.
• Múltiples canales para activar tareas: Web, Outlook, Email, Messenger, SMS.
• Escalonamiento, delegación, re-envíos y re-asignaciones basadas en horas laborales.
• Análisis de procesos concluidos, así como de procesos corriendo en tiempo real.
• Reporte de auditoría detallado sobre el progreso y respuestas del flujo de trabajo.
• Control de versiones nativo para administrar cambios en los procesos.
• Rastreo y auditoría de cambios en los procesos.
• Lista de actividades con una columna conteniendo cada actividad en donde el usuario participa.
• Envío de e-mails de alertas con gráficas embebidas.

DESVENTAJAS

• Los documentos impresos son una molestia a la hora de almacenarlos, buscarlos y compartirlos
• La mayoría de archivos propietarios no son independientes de la plataforma/aplicación
• Instalar el software de autor en todos los ordenadores es caro
• Los visualizadores no permiten imprimir, copiar o extraer información para otros usuarios
• El formato RTF no garantiza la apariencia de los documentos en las diferentes plataformas

EJEMPLO...
XAML (acrónimo pronunciado xammel del ingles eXtensible Application Markup Language, Lenguaje Extensible de Formato para Aplicaciones en español) es el lenguaje de formato para la interfaz de usuario para la Base de Presentación de Windows (WPF por sus siglas en inglés) y Silverlight(wpf/e), el cual es uno de los "pilares" de la interfaz de programación de aplicaciones .NET en su versión 3.0 (conocida con anterioridad con el nombre clave WinFX).
XAML es un lenguaje declarativo basado en XML, optimizado para describir gráficamente interfaces de usuarios visuales ricas desde el punto de vista gráfico, tales como las creadas por medio de Adobe Flash. XUL y UIML son otros ejemplos de lenguajes de interfaz basados en XML. SVG es un estándar de la organización W3C, el cual soporta gráficos, animaciones, audio y video integrados, eventos y comportamiento descrito por medio de escritura y puede ser utilizado como lenguaje de interfaz basado en XML.

REFERENCIAS....
http://www.dbas-ar.com/wp/?p=49
http://www.workflow.com.mx/
http://www.adobe.com/es/epaper/features/workflow/page2.html
http://es.wikipedia.org/wiki/XAML#Ejemplos

GROUPWARE

A. ¿QUÉ ES GROUPWARE?

Groupware en español Software colaborativo, se refiere al conjunto de métodos y herramientas de programas informáticos que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, específicamente para hacer los grupos más productivos y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes (internet o intranet).
Se considera que todo groupware ha de facilitar al menos una de las 4 tareas básicas dentro de la administración de la empresa:
 Comunicación interna: chat, correo electrónico, foro…
 Gestión: gestor de usuarios, gestor de recursos, hoja de cálculo…
 Producción: wiki, gestor de proyectos, tareas pendientes…
 Información: sistema de apoyo a la toma de decisiones, base de conocimiento…

  B. CARACTERÍSTICAS DE GROUPWARE.
El diseño de una aplicación de groupware debe contemplar los aspectos que se explican a continuación :

• Una adecuada presentación de las contribuciones de los individuos en la aplicación, tanto para él como para los demás usuarios. La aportación de cada uno de los usuarios en la aplicación debe ser reconocida de alguna manera por él y las demás personas que estén participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicación, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo.

• Reconocimiento de la ubicación del individuo y del grupo.  El usuario debe saber en todo momento, dónde están ubicados (dentro de la aplicación) tanto él como los demás participantes para no perderse en el contexto de la aplicación.

• Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interacción social. El usuario debe ser capaz de expresar su intención de involucrarse dentro de la aplicación para así evitar molestias por requerimientos inesperados de participación.

• Construcción de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A esta interpretación del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicación. Un ejemplo de esta interpretación se muestra al dirigir una junta. 

• Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qué actividades están siendo ejecutadas dentro de la aplicación, quiénes las realizan y en cuáles se ve involucrado.

• Identificación con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros. 

  VENTAJAS DE GROUPWARE.

• Mayor informatización. Por medio de la digitalización de datos, bajo la modalidad de hipertexto o bajo la modalidad de grupos de noticias. 
• Gestión conjunta y centralizada de datos. 
• Permite el trabajo en equipo (multitarea). 
• Trabajo a distancia, reduce costos y tiempo de transporte de los miembros del grupo hacia espacios físicos específicos 
•  Permite y facilita la comunicación, la hace más rápida, clara y persuasiva. 
• Mejora el rendimiento. 
• Datos digitalizados y centralizados. 
•  Dificulta la aparición de fallos (ya que todo está informatizado). 
• Facilita el seguimiento de las actividades (todo informatizado). 
•  Facilita las tareas organizativas. 
•  Permite automatizar procesos. 
• Permite intercambiar datos y posibilitar la puesta en común de información y conocimientos de las aplicaciones. 
• Permite compartir experiencias exitosas acerca de nuevas técnicas para el mejoramiento de los procesos en la organización, promoviendo la participación de los miembros y de personas interesadas por la facilidad de acceso a los recursos ofrecidos (investigaciones, bases de datos, papeles de trabajo, enlaces a otros recursos a través de Internet, contacto con personas que trabajen en proyectos similares) y la formación de grupos con intereses comunes. 
• Facilita la resolución de problemas grupales al reducir el tiempo y costo requerido para coordinar el trabajo. Esto se logra a través de calendarios electrónicos que permiten la planificación, gerencia de proyectos y coordinación de los miembros de un grupo. 
• Permite nuevos modos de comunicación, tales como: intercambios anónimos e interacciones estructuradas a través de software de reuniones a distancia, chateo y videoconferencias.

  D. DESVENTAJAS DE GROUPWARE

• Impacto alto. La implantar una aplicación groupware hace notorias las diferencias en los niveles de experiencia y conocimiento de tecnologías por parte de los miembros del equipo de trabajo. Esto puede traer como consecuencia que algunos miembros tengan dificultades para utilizar y entender ciertas tecnologías.
• Migración de datos. Al tener una nueva plataforma hay que trasladar los datos de una a otra, la dificultad depende básicamente en tres factores: cantidad y formato de datos, y la interfaz de la nueva aplicación. 
• Dificultad de encontrar el modelo adecuado. Cada organización es un mundo y encontrar una plataforma que se adapte a las tareas de la empresa no es sencillo. 
• La dinámica del trabajo en equipo es demasiado variable y es probable que las tecnologías no se adapten a cambios constantes en las estrategias de trabajo. 
• Se requiere mayor cantidad de tiempo para incluir el componente tecnológico como parte del trabajo en grupo (pruebas iniciales e inducción, capacitación y formación de los miembros del equipo de trabajo). 
• Cada grupo de trabajo es diferente y su comportamiento es influenciado por las condiciones de trabajo específicas para el período en el cual trabaja, esto quiere decir, que el éxito en el uso de tecnologías para un grupo puede ser un fracaso para otro. 

  E. EJEMPLOS ESPECÍFICOS.
 Los siguientes son ejemplos de groupware que se encuentran funcionando actualmente y tal vez haz usado.

 MediaWiki 

 MediaWiki es un software para wikis libre programado en el lenguaje PHP. Es el software usado por Wikipedia y otros proyectos de la Fundación Wikimedia (Wikcionario, Wikilibros, etc). Ha tenido una gran expansión desde el año 2005, existiendo un gran número de wikis basados en este software que no mantienen relación con dicha fundación, aunque sí comparten la idea de la generación de contenidos de manera colaborativa. 

Se encuentra bajo la licencia de software GNU General Public License. Media Wiki puede ser instalado en los servidores web Apache e Internet Information Services y puede usar como motor de base de datos MySQL o PostgreSQL. 

 BSCW. 

 El sistema BSCW (Basic Support for Cooperative Work o Soporte Básico para el Trabajo Cooperativo) es una herramienta de trabajo colaborativo de carácter síncrona y asíncrona basada en la web. Es un sistema de espacio de trabajo compartido y que ha sido desarrollado hace cinco años con la finalidad de transformar la red internet en un almacén de información pasivo con la intención de desarrollar un medio de cooperación activo. BSCW es distribuído por OrbiTeam GmbH, Sankt Augustin, Alemania. BSCW es una aplicación que combina la navegación y la información con rasgos sofisticados de publicación virtual de documentos, actualización de los mismos y administración del grupo de usuarios que accede a ellos, con la intención de aportar un conjunto de rasgos que reflejen aún más la información colaborativa y compartida usando para ello un estándar en la red como son los navegadores. 

 VTiger. 

 Flexibilidad: VTiger es una plataforma de tipo CMR, es decir, un modelo de gestión totalmente orientado al cliente. Podemos encontrar todo tipo de herramientas que permitan gestionar a una organización las tareas relacionadas con servicios comerciales a clientes, ni mas ni menos. La funcionalidad de VTiger es muy alta dentro del marco de actividad de un CRM. La plataforma basa su potencial en la planificación y la gestión, esta ultima orientada al ámbito económico, A nivel comunicación ofrece sistemas distintos, uno asíncrono y otro síncrono. 

 FACEBOOK.

 Facebook es un sitio web de redes sociales. Originalmente era un sitio para estudiantes de la Universidad de Harvard, pero actualmente está abierto a cualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico. Los usuarios pueden participar en una o más redes sociales, en relación con su situación académica, su lugar de trabajo o región geográfica. Ha recibido mucha atención en la blogosfera y en los medios de comunicación al convertirse en una plataforma sobre la que terceros pueden desarrollar aplicaciones y hacer negocio a partir de la red social. Su infraestructura principal está formada por una red de más de 50 000 servidores que usan distribuciones del sistema operativo GNU/Linux usando LAMP. 

  F. REFERENCIAS.

http://ict.udlap.mx/people/lulu/documento/capitulo3.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_colaborativo
http://www.contactoffice.com/virtual-office/es/solutions/online-groupware.jsp http://www.rediris.es/list/publ/bscw99.html
http://www.cibersociedad.net/recursos/art_div.php?id=93 http://www.aplicacionesempresariales.com/groupware-el-soporte-para-trabajo-en-grupo.html http://upcommons.upc.edu/pfc/bitstream/2099.1/9059/1/Garc%C3%ADaMiguelDaniel.pdf http://www.ucla.edu.ve/dac/investigaci%F3n/compendium6/Tecnologia%20de%20trabajo%20colaborativo. http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/es
 http://es.wikipedia.org/wiki/Facebook