GROUPWARE

A. ¿QUÉ ES GROUPWARE?

Groupware en español Software colaborativo, se refiere al conjunto de métodos y herramientas de programas informáticos que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, específicamente para hacer los grupos más productivos y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes (internet o intranet).
Se considera que todo groupware ha de facilitar al menos una de las 4 tareas básicas dentro de la administración de la empresa:
 Comunicación interna: chat, correo electrónico, foro…
 Gestión: gestor de usuarios, gestor de recursos, hoja de cálculo…
 Producción: wiki, gestor de proyectos, tareas pendientes…
 Información: sistema de apoyo a la toma de decisiones, base de conocimiento…

  B. CARACTERÍSTICAS DE GROUPWARE.
El diseño de una aplicación de groupware debe contemplar los aspectos que se explican a continuación :

• Una adecuada presentación de las contribuciones de los individuos en la aplicación, tanto para él como para los demás usuarios. La aportación de cada uno de los usuarios en la aplicación debe ser reconocida de alguna manera por él y las demás personas que estén participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicación, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo.

• Reconocimiento de la ubicación del individuo y del grupo.  El usuario debe saber en todo momento, dónde están ubicados (dentro de la aplicación) tanto él como los demás participantes para no perderse en el contexto de la aplicación.

• Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interacción social. El usuario debe ser capaz de expresar su intención de involucrarse dentro de la aplicación para así evitar molestias por requerimientos inesperados de participación.

• Construcción de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A esta interpretación del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicación. Un ejemplo de esta interpretación se muestra al dirigir una junta. 

• Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qué actividades están siendo ejecutadas dentro de la aplicación, quiénes las realizan y en cuáles se ve involucrado.

• Identificación con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros. 

  VENTAJAS DE GROUPWARE.

• Mayor informatización. Por medio de la digitalización de datos, bajo la modalidad de hipertexto o bajo la modalidad de grupos de noticias. 
• Gestión conjunta y centralizada de datos. 
• Permite el trabajo en equipo (multitarea). 
• Trabajo a distancia, reduce costos y tiempo de transporte de los miembros del grupo hacia espacios físicos específicos 
•  Permite y facilita la comunicación, la hace más rápida, clara y persuasiva. 
• Mejora el rendimiento. 
• Datos digitalizados y centralizados. 
•  Dificulta la aparición de fallos (ya que todo está informatizado). 
• Facilita el seguimiento de las actividades (todo informatizado). 
•  Facilita las tareas organizativas. 
•  Permite automatizar procesos. 
• Permite intercambiar datos y posibilitar la puesta en común de información y conocimientos de las aplicaciones. 
• Permite compartir experiencias exitosas acerca de nuevas técnicas para el mejoramiento de los procesos en la organización, promoviendo la participación de los miembros y de personas interesadas por la facilidad de acceso a los recursos ofrecidos (investigaciones, bases de datos, papeles de trabajo, enlaces a otros recursos a través de Internet, contacto con personas que trabajen en proyectos similares) y la formación de grupos con intereses comunes. 
• Facilita la resolución de problemas grupales al reducir el tiempo y costo requerido para coordinar el trabajo. Esto se logra a través de calendarios electrónicos que permiten la planificación, gerencia de proyectos y coordinación de los miembros de un grupo. 
• Permite nuevos modos de comunicación, tales como: intercambios anónimos e interacciones estructuradas a través de software de reuniones a distancia, chateo y videoconferencias.

  D. DESVENTAJAS DE GROUPWARE

• Impacto alto. La implantar una aplicación groupware hace notorias las diferencias en los niveles de experiencia y conocimiento de tecnologías por parte de los miembros del equipo de trabajo. Esto puede traer como consecuencia que algunos miembros tengan dificultades para utilizar y entender ciertas tecnologías.
• Migración de datos. Al tener una nueva plataforma hay que trasladar los datos de una a otra, la dificultad depende básicamente en tres factores: cantidad y formato de datos, y la interfaz de la nueva aplicación. 
• Dificultad de encontrar el modelo adecuado. Cada organización es un mundo y encontrar una plataforma que se adapte a las tareas de la empresa no es sencillo. 
• La dinámica del trabajo en equipo es demasiado variable y es probable que las tecnologías no se adapten a cambios constantes en las estrategias de trabajo. 
• Se requiere mayor cantidad de tiempo para incluir el componente tecnológico como parte del trabajo en grupo (pruebas iniciales e inducción, capacitación y formación de los miembros del equipo de trabajo). 
• Cada grupo de trabajo es diferente y su comportamiento es influenciado por las condiciones de trabajo específicas para el período en el cual trabaja, esto quiere decir, que el éxito en el uso de tecnologías para un grupo puede ser un fracaso para otro. 

  E. EJEMPLOS ESPECÍFICOS.
 Los siguientes son ejemplos de groupware que se encuentran funcionando actualmente y tal vez haz usado.

 MediaWiki 

 MediaWiki es un software para wikis libre programado en el lenguaje PHP. Es el software usado por Wikipedia y otros proyectos de la Fundación Wikimedia (Wikcionario, Wikilibros, etc). Ha tenido una gran expansión desde el año 2005, existiendo un gran número de wikis basados en este software que no mantienen relación con dicha fundación, aunque sí comparten la idea de la generación de contenidos de manera colaborativa. 

Se encuentra bajo la licencia de software GNU General Public License. Media Wiki puede ser instalado en los servidores web Apache e Internet Information Services y puede usar como motor de base de datos MySQL o PostgreSQL. 

 BSCW. 

 El sistema BSCW (Basic Support for Cooperative Work o Soporte Básico para el Trabajo Cooperativo) es una herramienta de trabajo colaborativo de carácter síncrona y asíncrona basada en la web. Es un sistema de espacio de trabajo compartido y que ha sido desarrollado hace cinco años con la finalidad de transformar la red internet en un almacén de información pasivo con la intención de desarrollar un medio de cooperación activo. BSCW es distribuído por OrbiTeam GmbH, Sankt Augustin, Alemania. BSCW es una aplicación que combina la navegación y la información con rasgos sofisticados de publicación virtual de documentos, actualización de los mismos y administración del grupo de usuarios que accede a ellos, con la intención de aportar un conjunto de rasgos que reflejen aún más la información colaborativa y compartida usando para ello un estándar en la red como son los navegadores. 

 VTiger. 

 Flexibilidad: VTiger es una plataforma de tipo CMR, es decir, un modelo de gestión totalmente orientado al cliente. Podemos encontrar todo tipo de herramientas que permitan gestionar a una organización las tareas relacionadas con servicios comerciales a clientes, ni mas ni menos. La funcionalidad de VTiger es muy alta dentro del marco de actividad de un CRM. La plataforma basa su potencial en la planificación y la gestión, esta ultima orientada al ámbito económico, A nivel comunicación ofrece sistemas distintos, uno asíncrono y otro síncrono. 

 FACEBOOK.

 Facebook es un sitio web de redes sociales. Originalmente era un sitio para estudiantes de la Universidad de Harvard, pero actualmente está abierto a cualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico. Los usuarios pueden participar en una o más redes sociales, en relación con su situación académica, su lugar de trabajo o región geográfica. Ha recibido mucha atención en la blogosfera y en los medios de comunicación al convertirse en una plataforma sobre la que terceros pueden desarrollar aplicaciones y hacer negocio a partir de la red social. Su infraestructura principal está formada por una red de más de 50 000 servidores que usan distribuciones del sistema operativo GNU/Linux usando LAMP. 

  F. REFERENCIAS.

http://ict.udlap.mx/people/lulu/documento/capitulo3.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_colaborativo
http://www.contactoffice.com/virtual-office/es/solutions/online-groupware.jsp http://www.rediris.es/list/publ/bscw99.html
http://www.cibersociedad.net/recursos/art_div.php?id=93 http://www.aplicacionesempresariales.com/groupware-el-soporte-para-trabajo-en-grupo.html http://upcommons.upc.edu/pfc/bitstream/2099.1/9059/1/Garc%C3%ADaMiguelDaniel.pdf http://www.ucla.edu.ve/dac/investigaci%F3n/compendium6/Tecnologia%20de%20trabajo%20colaborativo. http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/es
 http://es.wikipedia.org/wiki/Facebook