WORKFLOW
       
          Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos. A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.
      
     CARACTERISTICAS...

Los sistemas de workflow nos permiten automatizar procesos, generalmente se aplican a procesos de negocio, pero en realidad permiten hacerlo con cualquier tipo de proceso que requiera ejecutar una serie de pasos en algún orden predeterminado.
La gran ventaja de este tipo de sistemas es que ayudan a descomponer los procesos en tareas , las cuales serán :

• Ejecutadas en el orden correcto .
• Realizadas por la persona correcta.
• Finalizadas tan pronto como sea posible.

Esto permite mejorar la eficiencia, administrar mejor los recursos, brindar un mejor servicio y medir correctamente los resultados.
En los casos de procesos de negocio generalmente se traduce en mejor atención al cliente (sea este interno o externo ) y optimización de costos.
Como ejemplo de procesos podemos nombrar:
“Procesar una Orden de Compra”
“Atender un requerimiento de atención al cliente o soporte técnico”
“Procesar un Reclamo”.
Las características comunes de los sistemas de workflow es que permiten:

• Asignar tareas a personas, o grupos de personas participantes del workflow.
• Permite a las personas tener una visión de lista priorizada de sus tareas pendientes.
• Unifica la información necesaria para realizar las tareas en un único sistema.
• Facilita la colaboración para completar tareas.
• Permite a los supervisores tener métricas de la eficiencia del servicio, y la performance del equipo de trabajo y de cada uno de sus integrantes.

Algunas características importantes para decidirse por un sistema de workflow:

• Debe ser fácilmente integrable. Dadas las características de estos sistemas es común que integren datos de distintas fuentes y sean utilizados por equipos dispares en cuanto a tecnologías y herramientas.
• Adhiere a los estándares definidos para sistemas de este tipo (wfMC-http://www.wfmc.org) . Esto asegura que el sistema es sostenible a lo largo del tiempo.
• Tiene que ser flexible y adaptable. Esto implica que será extensible podrá ser utilizado en instalaciones de diverso tamaño – desde pequeños grupos a cientos de participantes-.
• Debe contar con herramientas apropiadas para el diseño de procesos. Estas herramientas deben ser sencillas de utilizar para permitir que el diseñador se centre en los procesos, no en el uso de la herramienta.

VENTAJAS...

• Permite observar el desempeño real de cada persona que participa en sus procesos administrativos.
• Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización.
• Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad.
• Optimiza la utilización de los recursos.
• Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.
• Facilita la eliminación del papel en los controles administrativos.
• Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o usuarios.
• Agiliza la gestión administrativa en esquemas de gobierno digital y corporativos eficientes.
• Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO.
• Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple.
• Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes.
• Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de documentos.
• Integración con sus sistemas actuales hacer más eficiente la cadena de suministros.
• Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y realizar las adecuaciones pertinentes en línea.
• Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales.
• Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones específicas.
• Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones específicas.
• Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow.
• Administración de procesos centralizada por medio de su interfaz unificada.
• Elementos conforme a Business Process Modeling Notation.
• Colas de trabajo para la utilización óptima de los recursos.
• Aplicación para diseño de formularios electrónicos.
• Poderosas opciones de calendarios para optimizar la colaboración entre distintas zonas geográficas y horarias.
• Fácil personalización de interfaces de usuarios.
• Soporte para IE & Firefox.
• Ambiente de diseño de procesos en Ajax 100%.
• Interfaz de diseño similar a MS Visio para un fácil uso.
• Importación de modelos de BPMN desde MS Visio.
• Ambiente de modelado basado en Drag and Drop.
• Múltiples actividades preconfiguradas.
• Optimizado para diseño de largos y complejos flujos de trabajo.
• Administración de procesos centralizada.
• Múltiples canales para activar tareas: Web, Outlook, Email, Messenger, SMS.
• Escalonamiento, delegación, re-envíos y re-asignaciones basadas en horas laborales.
• Análisis de procesos concluidos, así como de procesos corriendo en tiempo real.
• Reporte de auditoría detallado sobre el progreso y respuestas del flujo de trabajo.
• Control de versiones nativo para administrar cambios en los procesos.
• Rastreo y auditoría de cambios en los procesos.
• Lista de actividades con una columna conteniendo cada actividad en donde el usuario participa.
• Envío de e-mails de alertas con gráficas embebidas.

DESVENTAJAS

• Los documentos impresos son una molestia a la hora de almacenarlos, buscarlos y compartirlos
• La mayoría de archivos propietarios no son independientes de la plataforma/aplicación
• Instalar el software de autor en todos los ordenadores es caro
• Los visualizadores no permiten imprimir, copiar o extraer información para otros usuarios
• El formato RTF no garantiza la apariencia de los documentos en las diferentes plataformas

EJEMPLO...
XAML (acrónimo pronunciado xammel del ingles eXtensible Application Markup Language, Lenguaje Extensible de Formato para Aplicaciones en español) es el lenguaje de formato para la interfaz de usuario para la Base de Presentación de Windows (WPF por sus siglas en inglés) y Silverlight(wpf/e), el cual es uno de los "pilares" de la interfaz de programación de aplicaciones .NET en su versión 3.0 (conocida con anterioridad con el nombre clave WinFX).
XAML es un lenguaje declarativo basado en XML, optimizado para describir gráficamente interfaces de usuarios visuales ricas desde el punto de vista gráfico, tales como las creadas por medio de Adobe Flash. XUL y UIML son otros ejemplos de lenguajes de interfaz basados en XML. SVG es un estándar de la organización W3C, el cual soporta gráficos, animaciones, audio y video integrados, eventos y comportamiento descrito por medio de escritura y puede ser utilizado como lenguaje de interfaz basado en XML.

REFERENCIAS....
http://www.dbas-ar.com/wp/?p=49
http://www.workflow.com.mx/
http://www.adobe.com/es/epaper/features/workflow/page2.html
http://es.wikipedia.org/wiki/XAML#Ejemplos